Die große Veränderung ab Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 ist es soweit: In Deutschland tritt die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Kraft. Das bedeutet, dass herkömmliche Rechnungen in Papierform oder als PDF nicht mehr ausreichen. Besonders für Unternehmen und Selbstständige in der Medienbranche – wie Agenturen, Produktionsfirmen, Musiker*innen und Künstler*innen – bringt dies neue Anforderungen mit sich. Die Digitalisierung verändert die Rechnungsstellung und den Vorsteuerabzug, aber keine Sorge! Wir unterstützen euch, damit der Übergang einfach und stressfrei gelingt.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Die E-Rechnung ist mehr als eine normale PDF-Rechnung. Es handelt sich um eine strukturierte elektronische und maschinenlesbare Datei, die automatisch weiterverarbeitet werden kann. Bekannte Formate sind unter anderem die XRechnung oder ZUGFeRD. Durch diese Struktur können die Rechnungen digital und effizient in Buchhaltungssysteme eingebunden werden – das reduziert Fehler und vereinfacht deine Rechnungstellung.
PDF- und Papierrechnungen zählen als „sonstige Rechnungen“.
Warum die E-Rechnungspflicht?
Durch die E-Rechnungspflicht sollen Rechnungsprozesse standardisiert und automatisiert werden. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und Steuerbetrug zu minimieren. Die gute Nachricht ist: Wer sich frühzeitig vorbereitet, wird langfristig von der Digitalisierung profitieren. Und dabei stehen wir als Steuerberater für Medien & Musik dir als Unternehmer:in natürlich zur Seite.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für Medien-unternehmen und Künstler:innen?
Für Medienunternehmen und Künstler:innen bedeutet die E-Rechnungspflicht, dass Rechnungen zukünftig nur noch in einem maschinenlesbaren Format akzeptiert werden. Rechnungen als einfache PDFs oder aus Papier sind ab bald nicht mehr ausreichend – mit Ausnahmen, auf die wir später noch eingehen. Die Umstellung mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, doch ein gut vorbereiteter Übergang sorgt dafür, dass der Workflow schlank und reibungslos bleibt.
Beispiel: Die E-Rechnungspflicht für Künstler:innen ab Januar 2025
Nehmen wir an, du bist Musiker:in oder Artist-Manager:in und stellst regelmäßig Rechnungen an Agenturen für Werbekooperationen oder an Produktionsfirmen bzw. Booking-Agenturen für Auftritte, Lizensierung deiner Songs an deinen Verlag oder dein Label. Bis jetzt hast du vielleicht einfach eine PDF-Rechnung verschickt. Doch ab Januar 2025 reicht das nur noch vorübergehend aus.
Was solltest du als Manager:in von Künstler:innen ab Januar 2025 tun?
1. Auf E-Rechnungen umstellen: Stelle sicher, dass du deine Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellst. Es gibt Softwarelösungen von DATEV, LexWare, ServDesk, Easybill und vielen anderen Anbietern oder Datenplattformen, die solche Formate erstellen und versenden können.
2. Ein E-Mail-Postfach für den Empfang einrichten: Da viele deiner Geschäftspartner vielleicht auch Rechnungen an dich schicken, ist es wichtig, dass du auf Empfang eingestellt bist. Dein Postfach muss ab Januar für E-Rechnungen vorbereitet und empfangsbereit sein. Vermutlich wird es auch elektronische Portale nur zu diesem Zweck geben.
3. Zustimmung für PDF-Rechnungen einholen: Möchtest du ausnahmsweise doch eine PDF-Rechnung schicken, benötigst du gegebenenfalls die Zustimmung deines Auftraggebers. Ohne diese Zustimmung wird ab 2025 nur eine E-Rechnung akzeptiert.
Unser Tipp: In der Übergangsphase ist der Versand von Rechnungen unter bestimmten Bedingungen – wie der Zustimmung des Empfängers – auch weiterhin im gewohnten Format als pdf möglich. Doch warum lange warten? Bereite dich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vor und stell am besten direkt auf das neue E-Rechnungsformat um. So gehst du auf Nummer sicher, sparst dir den Aufwand und musst dich nicht jedes Mal fragen, bei wem du noch eine Zustimmung benötigst. Einmal umgestellt, kannst du dich entspannt zurücklehnen und bist bestens gerüstet, wenn die Pflicht in vollem Umfang greift!
Die drei Phasen der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in drei Phasen, damit Unternehmen Zeit haben, sich anzupassen.
1. Phase: 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026
- Empfang von Rechnungen: Alle Unternehmer:innen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen über ein E-Mail-Postfach zu empfangen.
- Versand von Rechnungen: E-Rechnungen sind auch beim Versenden verpflichtend für alle Unternehmer:innen, allerdings gibt es in dieser Phase noch Übergangsregelungen.
- Keine PDF-Rechnungen ohne Zustimmung: Möchtest du weiterhin PDFs versenden, muss die Empfänger:in ausdrücklich zustimmen.
2. Phase: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Große Unternehmen first: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 EUR dürfen nur noch elektronische B2B-Rechnungen verschicken.
- Kleine Unternehmen haben noch Spielraum: Unternehmen mit weniger als 800.000 EUR Jahresumsatz dürfen weiterhin PDFs oder Papierformate nutzen.
- EDI weiterhin erlaubt: Die Nutzung von EDI-Verfahren (Elektronischer Datenaustausch) ist ebenfalls noch erlaubt – aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
3. Phase: Ab 1. Januar 2028
- Pflicht für alle Unternehmen: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für B2B-Transaktionen versenden.
E-Rechnung: Was Rechnungsempfänger:innen tun müssen
Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen, also auch freiberufliche Künstler*innen oder Medien-Start-ups, E-Rechnungen empfangen können. Hierzu muss ein geeignetes E-Mail-Postfach eingerichtet werden. Auch wenn dies eine zusätzliche Aufgabe ist, erleichtert sie den Rechnungsprozess langfristig.
Wann ist keine Zustimmung zur Übermittlung erforderlich?
- Für inländische B2B-Umsätze zwischen Geschäftspartnern in Deutschland – ein typisches Beispiel ist die Rechnung deines Telefonanbieter
- Für Rechnungen, die bis zum 31.12.2027 noch als „sonstige Rechnung“ verschickt werden – also z.B. Papierrechnungen.
Und wann ist deine Zustimmung erforderlich?
In bestimmten Fällen ist jedoch eine ausdrückliche Zustimmung zur Übermittlung notwendig, insbesondere:
- Bei inländischen B2B-Umsätzen: wenn entweder die Rechnungsaussteller:in oder du selbst als Empfänger:in keinen Sitz in Deutschland hat
- Bei inländischen B2B-Umsätzen: für Rechnungen, die bis 31.12.2027 als sonstige Formate wie PDF übermittelt werden
- In Fällen ohne Ausstellungsverpflichtung einer E-Rechnung (§14 Abs. 1 S. 5 UStG n.F.)
- Bei inländischen Umsätzen unter Nutzung von EDI-Formaten bis zum 31.12.2027, sofern sie den Voraussetzungen des §14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG n.F. entsprechen.
E-Rechnung: Wann greift die Pflicht für Rechnungsteller:innen?
Die E-Rechnungspflicht gilt insbesondere für Unternehmer:innen für:
- B2B-Leistungen ohne Steuerbefreiung wie beispielsweise der Verkauf von Merch an Künstler:innen oder sonstige Leistungen von Musiker:innen und Autor:innen wie Gagen, Lizenzen
- Gutschriften nach §14 II S. 5 UStG, z.B. Gutschriften von Musiklabels an die Lizenzpartner:innen oder Musikverlage an Autor:innen
- Reverse-Charge-Umsätze nach §13b UStG, also sonstige Leistungen wie z.B. Lizenzeinnahmen aus dem Ausland
- Kleinunternehmerregelungen nach §19 UStG
- Vermietungen mit Verzicht auf Steuerbefreiung nach §9 UStG, wie etwa die Vermietung von Gewerberäumen
- Dienstleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken
- Leistungen an juristische Personen, die selbst keine Unternehmen sind
Für Medienunternehmen und Künstler*innen ist es wichtig, die Anforderungen zu kennen und sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt erstellt und übermittelt werden.
Fazit:
Die Umstellung auf das neue E-Rechnungsformat lohnt sich! Wer rechtzeitig wechselt, spart langfristig Zeit und Nerven. Klar, das neue Format lässt wenig Raum für individuelles Design – für alle, denen das wichtig ist, bietet die Übergangszeit eine gute Gelegenheit, sich an die neue Struktur anzupassen und dennoch flexibel zu bleiben. Besonders schräg: Die gute alte Papierrechnung bleibt bis zum Ender der Übergangsphase umsatzsteuerlich weiterhin erlaubt! Und falls Du nicht so auf Papier stehst, geht ja noch immer das altbewährte pdf. Wenn deine Empfänger:innen diese andere Art von elektronischem Format akzeptieren soll, braucht’s dafür nicht mal eine formelle Zustimmung. Also alles ganz entspannt, solange beide Seiten damit happy sind.
amvyn – Steuerberatung für Medien & Musik unterstützt dich bei der E-Rechnungspflicht
Bei all den neuen Regelungen den Überblick zu behalten, kann eine Herausforderung sein. Aber keine Sorge, wir sind hier, um dich zu unterstützen! Mit unserer persönlichen Steuerberatung für Medien & Musik helfen wir dir, die E-Rechnungspflicht umzusetzen. Ob System-Check, Schulung oder individuelle Beratung – gemeinsam finden wir die beste Lösung für dein Unternehmen oder kreatives Projekt.
Noch Fragen? Lass uns sprechen!
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